Ekonomiskt Styrdokument

Se på GitHub

Ekonomiskt styrdokument

§1 Bakgrund

Detta dokument ska fylla två funktioner. Dels ska det ange de för sektionen gällande regler för hur ekonomin sköts. Dokumentet ska även fungera som en snabb utbildning i hur funktionärer och nämnder ska sköta sin ekonomi och ekonomiska redovisning.

§2 Bokföringsplikt

Bokföringspliktiga nämnder såsom DKM, Mottagningen och Prylmångleriet samt vissa projekt sköter sin egen bokföring. Bokföring skall skötas löpande med målsättningen att vara färdig senast nästföljande månadsskifte då det ej är sommarferie. Utöver denna målsättning kan kassören sätta krav på bokföringsdeadlines. Om en nämnd eller ett projekt inte håller utsatta deadlines äger D-rektoratet rätten att applicera restriktioner på dess verksamhet såsom att förbjuda bruk av sektionens alkoholtillstånd. Om en nämnd eller ett projekt bokför kontinuerligt och arbetar mot tidsmålet ovan så kan nämnden/projektet belönas. Man kan få extra pengar till bokförings-MUTA/fika/teambuilding från en för ändamålet reserverad budgetpost. Bedömning av detta och utdelning av dessa pengar sker av kassör.

§3 Skulder till engagerade

Kvitton för inköp åt sektionen skall senast lämnas in 30 dagar efter då inköpet gjordes för att skulden ska betalas tillbaka, därefter kan den nekas. Skulder ska betalas tillbaka till engagerade inom 5 veckor (ej under ferie) under förutsättning att alla uppgifter är rätt registrerade och det framgår i vilket syfte inköpet är gjort.

§4 Hantering av kontanter

Sektionen har en handkassa benämnd centralt, denna används av Mottagningen, DKM och sektionen i stort. Överföringar mellan handkassor bokförs av källan för överföringen. Summor över 1000 kronor får inte förvaras i sektionslokalen längre än över natten och då endast i låst utrymme. Undantaget från detta är pengar som förvaras i depositionsskåpet.

§5 Lager

§5.1 Förvaltning av dryckeslager

DKM förvaltar sektionens dryckeslager, utom under mottagningsperioden då Mottagningen tar över den uppgiften. Det innebär att det i huvudsak är de som fyller på lagren och bokför påfyllning. Sprit, vin, cider och öl som serveras vid pub­- och klubbverksamhet ska lagerföras. Dryckeslagren ska inventeras minst en gång varannan månad samt innan och efter mottagningsperioden. Det inventerade värdet ska synkas mot bokföringen genom av kassör särskilt anvisad resultatgrupp. Schablonbeloppen nämnda i §5.2 ska anpassas med hänsyn till att minimera differenserna i lagerföringen.

§5.2 Dryckeslager vid festtillfällen

När en nämnd eller ett projekt har fest och använder sektionens dryckeslager ska det bokföras av bokföringsansvariga för nämnden eller projektet som festen ligger under. Nämnden/projektet ska både belastas för inköp av drycken och tilldelas försäljningen av den. Kostnaden för inköpet får beräknas enligt av kassören tillhandahållna schablonbelopp. Serveringsansvarig för festtillfället är ansvarig för att betalning och dagsavslut görs efter sektionens standarder. Serveringsansvarig är även ansvarig för att eventuella handkassor hanteras enligt §4 i detta dokument. Serveringsansvarig ska i skälig tid innan festtillfället kontakta den nämnd som förvaltar dryckeslagren och informera sig om gällande bestämmelser för sektionen.

§5.3 Andra lager

Andra lager (till exempel ovvelager) ska inventeras minst en gång per år. Sådan inventering skall komma kassören till handa så snart som möjligt efter att den skett.

§6 Kvitton

Kvitto alternativt faktura ska erbjudas i någon form för all försäljning.

§7 Fakturor

§7.1 Inköp via faktura

Inköp på faktura betyder för det mesta att man nyttjar ett av sektionens kreditavtal. Detta får göras av sektionens funktionärer, både direkt (att funktionären nyttjar kreditavtalet) eller indirekt (att annan person nyttjar kreditavtalet på order av funktionär). Det är funktionärens ansvar att se till att det finns utrymme i budget för kostnaderna. Det går i regel bra att nyttja kreditavtal skrivna av andra organ inom sektionen än det man handlar för, men personen som gör inköpet ansvarar själv för att vara informerad om kreditavtalets gränser. Stora inköp på över 50000 kr som kan komma att påverka sektionens ekonomi i stort ska meddelas kassören så fort det blir känt. Alla fakturor i sektionens namn ska skickas till sektionens gällande fakturaadress.

§7.2 Försäljning via faktura

Fakturor utställda av sektionen ska skapas genom av kassör anvisad metod. Nämnder ansvarar själva för att kontinuerligt kontrollera att utskickade fakturor betalas i tid. En kopia av fakturan ska omgående komma bokföringsansvarig tillhanda.

§8 Budget

Budgeten är ett instrument för att försöka planera och förutspå hur verksamhetsårets ekonomi kommer se ut. Budgeten ska följas i den mån som går, men om verkligheten inte tillåter detta så kan man behöva bortse från budgeten, om så sker är det bra att informera kassör omgående. I den rambudget som beslutas om på SM finns posterna: Intäkter, Utgifter, Extern balans och Intern balans. Utöver detta krävs det att det för varje nämnd på SM uppvisas en detaljbudget som överensstämmer med rambudgeten. Funktionärer som handhar en detaljbudget kan i samråd med sektionsstyrelse revidera denna under eller inför ett verksamhetsår. Sådana ändringar skall redovisas på styrelsemöte (DM).

§8.1 Förklaring

Intäkter är nämndens totala intäkter under året. Utgifter är nämndens totala utgifter under året. Extern balans är balansen för de event och budgetposter som gagnar hela sektionen. Exempel på detta är sittningar hela sektionen är bjuden till, inventarier till META, pubar mm. Intern balans är balansen på event och budgetposter som gagnar en liten grupp inom sektionen, såsom styrelsen, DKM, andra nämnder med evenemang där alla inte är inbjudna. Exempel på denna typ av event och budgetposter är mat vid arbete (MUTA), teambuilding, fika, fest, bungyjump, paintball, kryssning, thailandsresa mm. Det är särskilt viktigt att denna kostnad inte överstiger budgeten. Vad som är externt och internt bedöms av instanserna i §A.

§8.2 Skyldighet

Denna frihet som ges att få forma sin egen budget kräver fortfarande att pengar läggs på rätt saker och de med rätt att betala ut utgifter har rätt att neka utbetalningen om det bryter mot detta dokument. Beslutet kan överklagas enligt nämnda ordning i §A.

§9 Fonder

Datasektionen har utöver de fonder som regleras i stadgarna två andra fonder, lokalfonden och jubileumsfonden. Hur fonderna får användas regleras nedan, övrigt nyttjande av fondernas medel får beslutas av SM.

§9.1 Lokalfonden

Lokalfondens medel är avsedda för att köpa in större inventarier till lokalen och att se till att sektionen har en buffert utifall att vi plötsligt skulle behöva flytta.

Ianspråktagande av lokalfondens medel beslutas av D-rektoratet på DM (styrelsemöte). Fondens medel får endast användas för att bekosta inventarier och ombyggnationer i sektionslokalen.

Lokalfonden bör vara av sådan storlek att sektionen kan bekosta en lokalflytt med fondens medel.

§9.2 Jubileumsfonden

Jubileumsfondens syfte är undvika att ett enskilt års budget belastas onödigt hårt de år då Datasektionen firar ett jubileum. Dessa pengar får tas i anspråk till jubileumsfirande efter Styrelsebeslut. Då fondens pengar inte är ämnade att användas varje år är det lämpligt att pengarna placeras med detta i åtanke.

Avsättningar till jubileumsfonden bör vara av sådan storlek så att fonden uppnår en summa på 5 prisbasbelopp när ett jubileum infaller.

§10 Subventionering av profilkläder

Kläder som tillfaller medlemmen, t.ex. hoodies med personligt tryck eller mottagningströjorna, delas in i två grupper, uniform och profilkläder. Vad som faller in under uniform bedöms av DM och ska motiveras med externa bestämmelser från till exempel Tillståndsenheten eller THS.

Profilkläder får maximalt subventioneras till 50% av inköpspriset. Summan som ska subventioneras med ska budgeteras och kategoriseras som en intern kostnad.

Undantaget är ifall man fått profilkläderna sponsrade. Sponsringen dras då av från summan som inte subventioneras av sektionen. Alltså kan hela tröjan betalas genom att man får 50% eller mer av tröjan sponsrad och sektionen går in och betalar resterande belopp från budgeten.

§11 Accesser

Firmatecknare har tillgång till att se och hantera sektionens samtliga tillgångar och transaktioner på banken. Revisorer har tillgång till att se sektionens samtliga tillgångar och transaktioner på banken. Nämndordförande och projektledare för bokföringspliktiga nämnder och projekt ska ha tillgång till att se och hantera tillgångarna som ligger på sin egen nämnds bankkonto. Bokföringsansvariga utsedda av nämndordförande eller projektledare har rätt till att se tillgångar och transaktioner på nämndens/projektets bankkonto.

Utöver dessa bankaccesser kan D-rektoratet, genom beslut på DM, besluta om att ge andra personer tillgång till att se och/eller hantera sektionens tillgångar. Firmatecknare äger även rätten att dra in personers accesser, det ska därefter prövas på nästföljande DM.

§12 Attestering

Alla utgifter skall attesteras. De som äger rätten att attestera/avslå en utgift är i stigande ordning nämndordförande/projektledare för bokföringspliktiga nämnder/projekt och firmatecknare. Nämndordförande/projektledare äger endast rätten att attestera utlägg som belastar budgeten de är ansvariga för. Avslag kan överklagas enligt ordningen i §A. Man får dock inte attestera några utlägg där man själv lagt ut pengar eller starkt gagnas av utläggets natur (t.ex. MUTA till en själv). Utöver dessa rättigheter så kan D-rektoratet i samråd med nämndordförande/projektledare besluta om extra attesträttigheter på DM. Ett utlägg attesteras genom underskrift på anvisad plats av kvittomallen. En faktura attesteras antingen skriftligt på fakturan eller genom att godkänna fakturabetalningen på banken.

§13 Avtal

Avtal kan enligt svensk lag endast undertecknas av firmatecknare eller innehavare av fullmakt. Den som önskar skriva på ett avtal i sektionens namn ska så snabbt som möjligt kontakta firmatecknare för att utreda möjligheten till att göra det. Avtal eller utfärdande av fullmakt beslutas om att skrivas under antingen genom DM, med stöd i styrdokument eller med standardavtal. Avtal kan i undantagsfall skrivas under retroaktivt. Den som med fullmakt skriver under ett avtal i sektionens namn ansvarar för att original omgående kommer firmatecknare tillhanda. Firmatecknare ansvarar för att förvara sektionens alla gällande avtal ordnat och samlat.

§A Beslutsordning

För att ha en organisation där vi kan ta snabba beslut men samtidigt ha en rättsäkerhet så sker bedömning av de delar som refererar till denna paragraf av följande instanser i stigande ordning: kassör, styrelse, revisorer, SM. Om man anser att ett beslut är felaktigt så kan man alltså överklaga till en högre instans.