§1 Syfte och mål
Syftet med detta dokument är att beskriva hur inval och rekrytering till såväl nämnder som projekt vid Datasektionen ska ske. En målsättning för Datasektionen är att alla medlemmar har lika möjligheter att engagera sig inom alla delar av organisationen. Alla medlemmar ska alltid ha möjligheten att kandidera till förtroendeposter som väljs av sektionsmötet, samt till de poster som i sin tur kan utses av förtroendevalda. Detta dokument syftar till att påvisa hur ansvariga i alla sammanhang som rör inval och rekrytering ska sträva efter att ha öppna och transparenta processer, samt hur detta kan uppnås.
§2 Begrepp: Inval och rekrytering
Ett öppet val till Datasektionens funktionärsposter hålls under sektionsmötet där alla medlemmar har rätt att kandidera. Undantaget är när en funktionärspost är vakantsatt, då har styrelsen möjligheten att tillförordna en medlem på posten tills dessa att fyllnadsval kan ske.
Med inval menas att en medlem av Datasektionen väljs in till en nämnd eller ett projekt av en eller flera förtroendevalda av sektionen. Inval är exempelvis val av ledningsgrupper till projekt samt, i dagsläget, val av medlemmar i DKM och mottagningspersonal.
Rekrytering syftar på hur nämnder och projekt arbetar för att engagera och rekrytera fler medlemmar till sina verksamheter.
§3 Inval
Inval som sker till nämnd eller projekt ska tydligt marknadsföras till sektionens medlemmar i sektionens officiella informationskanaler. En medlem ska därefter kunna förvänta sig att beslut som tas vid inval är välgrundade och fattade efter att ha tagit samtliga kandidater i beaktning.
Den som är ansvarig för nämnden eller projektet ska inom rimliga gränser säkerställa att alla som söker ges samma förutsättningar i processen. Detta kan göras genom att samla in informationen som ligger till grund för invalsbeslutet på ett likvärdigt sätt för samtliga kandidater. Till exempel kan frågeformulär eller intervjuer som tar i beaktande såväl kandidaters personliga egenskaper som tidigare erfarenheter användas.
Ansvarig funktionär ska, tillsammans med eventuell rekryterande grupp, efter varje inval göra en självutvärdering för att säkerställa att inga bias har påverkat beslutet.
§4 Rekrytering
Hur sektionsmedlemmar kan deltaga i nämnd eller projekt bör vara öppet och tydligt annonserat i sektionens officiella informationskanaler när rekrytering pågår. För de nämnder och projekt som inte utgörs av en fast grupp medlemmar bör istället aktiviteter som tar plats annonseras.
- Valberedningen ska hållas utbildad inom rekrytering och är sektionens huvudsakliga resurs och auktoritet gällande inval.
- Valberedningen ska vara en resurs för nämnder och projekt i deras rekryteringsarbete.
- Valberedningen har ett övergripande ansvar för att rekrytering och inval sker på rätt sätt inom sektionen.
- Inför varje inval är ansvarig funktionär skyldig att höra av sig till Valberedningen med en plan för sin invalsprocess.
- Om Valberedningen anser det nödvändigt har de rätt att begära ändringar i planen. Planen måste godkännas av valberedningen innan rekryteringen får påbörjas.
- Valberedningen har rätten att när som helst begära information om nämnders och projekts inval.
- En sådan begäran kan endast utföras med godkännande av Valberedningens ordförande eller efter majoritetsbeslut inom Valberedningen.
- Valberedare som ställt upp i ett inval har inte rätt att rösta om en sådan begäran eller ta del av specifik information om det invalet.
- Ansvarig rekryterande funktionär ska alltid kunna motivera sina invalsbeslut.
- Denna information ska beläggas med sekretess och enbart sittande Valberedning samt revisorer får ta del av den.
§5 Rekrytering under mottagningen
Inval är tillåtet under Mottagningen, d.v.s. innan nØllegasquens sittning är påbörjad, under särskilda förhållanden.
- Vid inval av studenter som påbörjar sitt första år på Datateknikprogrammet (nØllan) krävs godkännande från Mottagningen, Styrelsen och Valberedningen. Dessutom krävs god anledning varför invalet inte kan vänta till efter nØllegasquens sittning är påbörjad.
- Vid inval av sektionsmedlemmar som påbörjat sitt andra år på Datateknikprogrammet eller högre krävs godkännande från Styrelsen och Valberedningen. Dessutom krävs god anledning varför nØllan exkluderas från invalet.
- Vid rekrytering av samtliga medlemmar krävs godkännande från Mottagningen, Styrelsen och Valberedningen. Dessutom krävs god anledning varför invalet inte kan vänta till efter nØllegasquens sittning är påbörjad.
§6 Intern rekrytering
Inom nämnder och projekt kan det finnas interna ansvarsområden som fördelas mellan de engagerade medlemmarna. Exempel på interna ansvarsområden kan vara städskri i METAdorerna och barmästare i DKM. Möjligheten för en medlem att ansvara för ett internt ansvarsområde ska i dessa fall kommuniceras öppet inom nämnden eller projektet.
§7 Transparens
För att bidra till ökad transparens vid inval och rekrytering ska nämndordförande och projektledare varje SM presentera det underlag som legat till grund för inval och rekryteringar som gjorts sedan föregående SM ifall inval eller rekrytering till nämnden eller projektet skett. Underlaget ska styrka att gjorda rekryteringar och inval gjorts på ett jämlikt och meritbaserat sätt. Detta innebär inte att rekryteringar eller inval ska rättfärdigas på individnivå utan kan i praktiken betyda att man till exempel presenterar vilken erfarenhet och/eller vilka personliga egenskaper man generellt premierat hos kandidater.