§1 Om det här dokumentet
Detta dokument är sektionens informationsspridningspolicy och innehåller riktlinjer för hur informationsspridning inom sektionen ska ske. Ordet informatör nedan betyder Datasektionen, dess nämnder och/eller dess funktionärer.
§2 Officiella informationskanaler
Sektionens webbplats är dess officiella informationskanal. Därför ska information som kan intressera sektionens medlemmar i stort publiceras där först.
Sådan information som kan presenteras väl i storbildsformat bör även publiceras på TV-skärmarna i sektionslokalen, om sådana finns.
§3 Inofficiella informationskanaler
Alla kanaler där informatörer sprider information som anses intressant för sektionens medlemmar i stort, utöver de officiella, klassas som inofficiella informationskanaler. I sådana informationskanaler ska KTHs uppförandekod, EECS Hederskodex, sektionens uppförandepolicy och sektionens jämlikhetspolicy följas. Informationskanalen ska modereras kontinuerligt enligt dessa dokument.
Om dessa regler inte följs i ett forum kan D-rektoratet besluta om att forumet ska upphöra att användas som informationskanal. Informatörer har en skyldighet att inte bedriva sektionsverksamhet, exempelvis rekrytering eller marknadsföring, i de kanaler som bedömts olämpliga.
För att uppnå dessa regler rekommenderas att alla användare är identifierbara för moderatorerna, eller använder sitt för- och efternamn i kanalen.
Information i inofficiella kanaler ska överensstämma med den som finns i de officiella. Datasektionen centralt ska ha representation i dominerande sociala medier. Information som inte bedöms som intressant för sektionens medlemmar i stort får publiceras i de inofficiella kanalerna utan att publiceras i de officiella kanalerna.
§4 Information på engelska
Information som går ut till sektionens medlemmar ska i största möjliga mån översättas till engelska. Dessutom ska information som bedöms vara av stor vikt för samtliga av sektionens medlemmar att kunna ta del av sammanfattas på engelska vid efterfrågan av en medlem. Exempel på när detta är tillämpbart är beslut som fattats på SM och information som rör sektionslokalen.
5 Anmälningar till arrangemang
5.1 Tillgänglighet
Arrangemang som riktas till sektionens medlemmar ska säkerställa att alla som rimligen kan antas vara intresserade har god möjlighet att känna till anmälan innan platserna tar slut.
Anmälan ska öppnas samtidigt för samtliga sektionsmedlemmar.
Arrangemang som är riktade till sektionens medlemmar i stort skall annonseras minst 3 dagar innan evenemangsdatumet.
Arrangemang får inte kräva inloggning i någon extern tjänst för tillgång till anmälan eller information om arrangemanget. Inloggning med KTH-konto eller i sektionens egna system är dock tillåtet.
5.2 Rättvis tilldelning av biljetter
Alla som anmäler sig inom angiven tidsram ska ha samma chans att få en plats till arrangemanget. - Om tiden mellan annonsering och anmälans öppnande är 3 dagar eller mer, ska alla som anmäler sig inom de första 5 minuterna efter biljettsläpp ha lika chans att få en plats. - Om tiden mellan annonsering och anmälans öppnande är mindre än 3 dagar, ska alla som anmäler sig inom 3 dagar från annonseringen ha lika chans att få en plats.
Platstilldelning baserad på exempelvis först till kvarn får endast tillämpas för anmälningar som görs efter den aktuella tidsramen (dvs. efter de första 5 minuterna eller efter 3 dagar, beroende på vilket som gäller).
5.3 Reservplatser
De som anmält sig inom den tidsram som ger lika chans till plats ska hamna först i eventuell reservlista till arrangemanget. De som anmält sig efter den tidsramen bör tilldelas plats i reservlistan via först till kvarn.
5.4 Reserverade platser
Det är tillåtet att reservera platser för personer på arrangemanget, till exempel hedersgäster, representanter, alumner, tävlingsvinnare, tidigare arrangörer som inte haft möjlighet att delta på arrangemanget eller personer med särskild roll under arrangemanget.
Vilka personer som ska tilldelas en reserverad plats beslutas i samråd med styrelsen innan anmälan till arrangemanget öppnar för övriga medlemmar.
Om platsreservation sker ska detta framgå tydligt vid anmälan till arrangemanget.
§6 Känsliga uppgifter
Personliga uppgifter och handlingar som kan anses känsliga för enskilda individer ska hanteras med varsamhet och respekt. Dessa får endast spridas eller publiceras i interna, skyddade informationskanaler och med berörda individers uttryckliga godkännande.
§7 Närvaro i informationskanaler
Sektionens informatörer bör vara medvetna om sin närvaro som representanter i officiella och inofficiella sammanhang - exempelvis på Datasektionens hemsida såväl som i kommentarsfält och mailinglistor. Alla medlemmar bör också uppmärksamma att våra digitala forum ska följa KTHs uppförandekod, EECS Hederskodex, sektionens uppförandepolicy och sektionens jämlikhetspolicy samt att grovt opassande beteende i dessa vid behov kan följas upp med tillfällig avstängning från dem. Vid beslut om avstängning av medlem från informationskanal måste revisorerna alltid meddelas.